Виртуальный офис или как избавиться от дорожных пробок и повысить эффективность труда

6 апреля 2012, в 05:16

 

 

Виртуальный офис или как избавиться от дорожных пробок и повысить эффективность труда



Исследования показывают, что в среднем, сотрудники московских офисов ежедневно затрачивают на дорогу около четырех часов. Чтобы избежать кошмара, творящегося на дорогах, люди вынуждены выезжать из дома в 6 часов утра и задерживаться на работе до 21 часа. Медики бьют тревогу по поводу вспышки новой эпидемии - «синдрома переутомления», симптомы которого - низкая производительность труда, повышенная раздражительность, бессонница.

Какие решения можно предложить?

Одно из них, которое может значительно улучшить жизнь сотрудников и состояние города в целом, - применение системы виртуального офиса.

Что это такое?

Виртуальный офис это - технически грамотная система, которая позволяет через единый операционный центр эффективно общаться как с клиентами, так и со своими сотрудниками на удаленном расстоянии, практически работая из дома. Все входящие звонки поступают на единый номер, с которого секретарь переводит их на необходимых абонентов – сотрудников компании. Причем, современные телекоммуникационные технологии даже позволяют проводить небольшие совещания в виртуальном режиме.

Корпорация Wilson Learning  с первых дней своей деятельности в России пошла по этому пути и вот уже более 10 лет успешно работает в режиме виртуального офиса. Безусловно, ряд наших технологических операций, таких как тренинги, коучинг проводятся в традиционном очном режиме.  Работа бухгалтерии, административного и коммерческого отделов успешно осуществляется посредством виртуального офиса.

Какие преимущества дает эта система, и какие опасения она может вызывать?

Преимуществ много, и они охватывают разные сферы. Для сотрудников - колоссальное сокращение времени и нервов, растрачиваемых обычно на поездки в час пик. Для компании – повышение рентабельности, благодаря минимизированным производственным расходам, и результативности, поскольку при данной системе именно результат становится и целью, и главным критерием оценки работы персонала.

У многих руководителей возникает опасение: не выйдут ли подчиненные из-под контроля, пользуясь отдаленностью начальника. Главный вопрос состоит в том, при каких условиях можно переходить на систему виртуального офиса.

Виртуальный офис требует принципиально нового качества управления. Этот уровень менеджмента должен опираться на умелое владение широкой палитрой инструментов:

    технологией постановки целей и задач;
    активными приемами нематериальной мотивации;
    четкими технологиями контроля;
    обучением подчиненных со стороны менеджера.

Разберем специфику работы с подчиненным в условиях виртуального офиса по вышеназванным направлениям.

Итак, постановка целей и задач. В трактовке Wilson Learning  работа по постановке целей подчиненным подразумевает осознание последними смысла своей деятельности, а также перспектив собственного развития. Наш опыт показал, что зачастую без дополнительных усилий со стороны менеджера подчиненный осознает лишь малую часть значимости своей работы для окружающих. Например, можно с большой достоверностью предположить, что подчиненные видят в работе продавца усилия по добыче денег, в деятельности бухгалтера - кропотливую работу по ведению учета. Задача менеджера состоит в том, чтобы помочь подчиненному увидеть большее в своей работе.

В Wilson Learning  используется образное сравнение подчиненного с красивой лампой, которая будет давать свет только в включенном состоянии и при определенном напряжении. Исследования показывают, что ничего нет сильнее, чем напряжение, которое вырабатывает сам подчиненный. Осознание нового, более расширенного смысла собственной деятельности и позволяет вырабатывать это напряжение. Продавец становится более эффективным, если он видит себя не только машиной, зарабатывающей деньги, но помощником, консультантом клиента. Бухгалтер, который помимо бумаг и их учета, видит себя в роли защитника интересов компании, а также ее сотрудников выполняет свою работу гораздо успешнее и мотивированно.

Еще одним важным условием для успешной работы подчиненных в условиях виртуального офиса и удаленного взаимодействия с руководителем является четкое видение подчиненным перспективы своего развития. Наши исследования показывают, что подчиненные очень активно воспринимают ближайшие перспективы своей работы в компании (промежуток до двух лет). Согласованное с руководителем видение перспектив для подчиненного, а также путей их достижения обеспечат компании и эффективность и лояльность. При этом я имею в виду не обязательно новые должности и звания. Это может быть и определенный опыт, статус, уровень принятия решений и т.д. Самое главное – реально достижимый маяк, который поможет подчиненному в самостоятельном плавании в море бизнеса.

Правильно сформулированные задачи, а не приказы также обеспечивают эффективность в системе виртуального офиса. Общепризнанная управленческая практика рекомендует придерживаться системы СМАРТ при постановке задач подчиненному. Задачи должны быть:

    конкретными;
    измеримыми по количеству или качеству;
    достижимыми;
    соответствующими должностным обязанностям;
    определяемыми контрольным сроком.


При работе в режиме виртуального офиса все эти требования становятся особенно актуальными. Зачастую менеджер не в состоянии отследить промежуточные этапы работы, но применение СМАРТ позволяет снять многие из возможных проблем.

Наши наблюдения подтверждают гипотезу о том, что многие подчиненные очень нуждаются в грамотной обратной связи, признании и поддержке.
 
Под профессиональной обратной связью мы имеем в виду ее своевременность и акцент на позитив. В своей компании я поздравляю подчиненного за его достижения по электронной почте с обязательным направлением копий этого сообщения всем сотрудникам компании. Я прошу всех сотрудников давать друг другу максимально позитивную обратную связь, что также, чаще всего, осуществляется посредством электронной почты.

Старайтесь перевести негативную обратную связь в конструктивную. Это легко можно сделать, переставив акцент с прошлого на будущее. Вместо: «Ты неправильно провел встречу с клиентом», следует сказать: «В следующий раз я бы рекомендовал тебе…»

Обратите внимание, что критические письма нужно направлять только самому адресату.

Признание - тоже крайне необходимый инструмент мотивирования подчиненных. В отличие от обратной связи, которая отвечает на вопрос «как я работаю», признание служит ответом на вопрос «что я от этого получу». Речь идет о различных формах вознаграждения подчиненных, начиная от грамот, публичного признания до поручения им более сложных участков работы, вплоть до привлечения в качестве консультанта. Самое главное при признании - учитывать интересы самого подчиненного. Например, если руководитель считает, что публичное вручение грамоты является высшей формой признания, то не факт, что данное видение разделяют все подчиненные. Вывод: признание должно быть строго индивидуализированным.

Еще одним мотиватором, необходимым для эффективной работы виртуального офиса, является поддержка. Исследования Wilson Learning  показывают, что, зная своих подчиненных, руководитель может выбрать  необходимый способ поддержки:

    Для целеустремленных, решительных подчиненных мы рекомендуем так называемую ресурсную поддержку  - т.е. этим подчиненным достаточно создать необходимые условия, не мешать им, и они быстро придут к поставленной цели.
    Для очень эмоциональных, энергичных подчиненных необходима так называемая эмоциональная поддержка. С завидной регулярностью руководитель должен отмечать их личностный и профессиональный успех, при этом обязательно делать это через оповещение всего коллектива.
    Для подчиненных мягких, ориентированных на продуктивные отношения в коллективе, руководитель должен обеспечить социальную поддержку. Желательно мобилизовать других подчиненных на предоставление позитивного отношения к тому, что осуществляет данный сотрудник.
    Сдержанным, скрупулезным подчиненным необходима информационная поддержка, которая выражается в предоставлении им максимально полной информации, возможности периодически консультироваться с руководителем во время выполнения задания. Для выполнения работы им необходимо давать  несколько больше времени, чем это реально необходимо.

Поскольку в условиях виртуального офиса руководитель встречается  с подчиненными не каждый день,  возникает серьезная потребность в четких технологиях контроля. У нас в компании, помимо ежегодных аттестаций, успешно работает «чек-лист» поручений. Он представляет собой простую таблицу в электронном формате, в которой  отражены основные текущие проекты каждого сотрудника с указанием контрольных сроков. Руководитель постоянно вносит дополнения в данный документ и рассылает его подчиненным. Таким образом, все сотрудники имеют возможность быть в курсе событий в компании, и знают, кто чем занимается. Руководителю данная схема позволяет эффективно контролировать подчиненных.

Обучение в режиме виртуального офиса также имеет свою специфику. Под обучением я понимаю структурированную работу руководителя и подчиненного по совершенствованию деятельности последнего. Прежде чем руководитель начнет сам процесс обучения, ему необходимо набрать фактический материал, наблюдая за подчиненным. В условиях виртуального офиса наблюдение имеет менее значимую роль. В распоряжении руководителя находятся документы в электронной форме и фонограммы бесед с клиентами.  Руководителю необходимо проанализировать данные документы, после чего с помощью программы Skype провести дистанционную обучающую сессию со своим сотрудником, смысл которой состоит в побуждении подчиненного искать лучшие решения на основе представленных фактов.

Таким образом, основываясь на опыте работы в  своей компании,  я представил Вам несколько преимуществ работы в режиме виртуального офиса и поделился идеями по совершенствованию управленческих инструментов для работы в таких условиях.

По всем вопросам, связанным с управлением подчиненными на расстоянии, Вы можете обращаться лично ко мне, либо к нашим тренерам-консультантам. Предварительная запись по тел. (495)-9418151

 

С уважением,
Директор  Представительства Wilson Learning Россия
Александр Ефимович Пасекунов

Автор: Александр Ефимович Пасекунов
Чтобы комментировать надо зарегистрироваться, или если Вы уже регистрировались войти в свой аккаунт.
Копирование статей с сайта возможно только при установке прямой html-ссылки на сайт m.tvbgirls.com, открытой для индексирования! Копирование без соблюдения авторских прав, будет преследоваться по закону!